Vor gut einem Jahr hat die Fonds Finanz ihren AI-Hub und die Schnittstelle zu Make veröffentlicht. Für die meisten Makler war das eine Randnotiz. Für Alessandro Attianese war es der Startpunkt: Er baute sich in Eigenregie Automatisierungen für Mail, Buchhaltung, Kundenverwaltung und Social Media – und gründete nebenbei eine Facebook-Gruppe für den Austausch, die heute knapp 1.900 Mitglieder zählt.
Das blieb nicht unbemerkt. Fonds-Finanz-Vorstand Norbert Porazik wurde auf ihn aufmerksam und machte aus dem Hobby einen Job: Neben seiner Vollzeittätigkeit als Makler entwickelt Attianese heute als Teilzeit-Prozessmanager Automatisierungs-Vorlagen, die kostenlos an alle angeschlossenen Makler ausgerollt werden – von der automatischen Dokumentenverarbeitung über einen internen Abschlussgenerator bis zum automatisierten Beantworten von Social-Media-Kommentaren.
Im Interview spricht er darüber, wo Automatisierung im Maklerbetrieb den größten Hebel bringt, warum ein Pool wie Fonds Finanz das kostenlos anbietet, und wo er selbst noch bewusst die Handbremse zieht.
Vollzeit-Versicherungsmakler bei Attianese Versicherungen GmbH (Kreuzau), Teilzeit-Prozessmanager bei Fonds Finanz
LinkedIn-Profil · attianese-versicherungen.de
Person & Doppelrolle
Alessandro, du bist Vollzeit-Makler und gleichzeitig Teilzeit-Prozessmanager bei Fonds Finanz. Wie kam es zu dieser Doppelrolle – und wie bekommst du das im Alltag unter einen Hut?
Die Fonds Finanz bezahlt mich jetzt für das, was ich vorher als Hobby gemacht habe. In meiner Freizeit habe ich mich um die IT gekümmert, Büroprozesse optimiert, diversen Kollegen in der Branche geholfen und ihnen fachlich zur Seite gestanden.
Nun bezahlt mich die Fonds Finanz dafür, dass ich den Maklern helfe, deren Prozesse zu verbessern. Dazu dienen die Vorlagen, die ich mit Philipp entwickle und massentauglich mache. Die werden live bei meinen Kunden getestet. Wenn es reibungslos läuft, erhält sie der nächste Makler, um zu schauen, ob zusätzlich andere Fehler auftauchen. Wenn die Fehlerquote gering oder sogar bei null ist, werden sie für alle freigeschaltet.
Da ich den Großteil automatisiert habe, gerade die Verwaltung, habe ich weitere Kapazitäten frei, um dies für die Fonds Finanz umzusetzen.
Wie es dazu kam? Als die Fonds Finanz vor etwas mehr als einem Jahr den AI-Hub und die Schnittstelle zu Make veröffentlicht hat, habe ich mich intensiver mit dem Thema beschäftigt. Ich habe mich mit diversen Maklern ausgetauscht, die auch daran waren, und wir haben uns gegenseitig gepusht und Wissen ausgetauscht.
Ich habe bei Facebook eine Gruppe erstellt, wo sich Makler darüber austauschen können, und immer wieder etwas vorgestellt. Innerhalb weniger Monate stieg die Gruppe auf über 300 Mitglieder, aktuell sind es 1.893. Da wurde Norbert Porazik auf mich aufmerksam und hat mir die Stelle angeboten.
Offiziell bin ich nur für 10 Stunden die Woche angestellt, damit ich weiterhin meinen Bürotätigkeiten nachgehen kann. Meine Überstundenliste ist aber deutlich höher, da das Entwickeln und das Unterstützen der Makler mehr Zeit in Anspruch nimmt, als man denkt.
Fonds Finanz automatisiert die angeschlossenen Makler kostenlos. Was ist die Idee dahinter – warum investiert ein Pool in sowas, statt es den Maklern selbst zu überlassen?
Grundziel ist es, den Maklern die Verwaltung abzunehmen, damit sie mehr Zeit für Umsatz haben. Schreibt man mehr Umsatz, profitiert natürlich auch der Pool.
Das Vertrauen der Fonds Finanz in die Makler ist sehr groß. Man erhofft sich eine loyale Partnerschaft und nicht nur ein Ausnutzen der Makler.
Die Fonds Finanz bezahlt Philipp und mich als Unterstützer. Die benötigte Technik muss jeder Makler selbst finanzieren – egal ob es nur die Tokens bei Make sind oder zusätzliche Software, je nachdem, wie weit man automatisieren möchte.
Selbstverständlich kann dies auch jeder Pool oder jedes Softwareunternehmen selbst programmieren und entwickeln. Nur fehlen dort häufig die Kapazitäten. Dazu kommt, dass ITler oft nur die IT-Brille aufhaben und die Probleme der Makler nicht kennen. So entwickelt man leider häufig die Dinge am Makler vorbei – auch wenn man es nicht hören möchte.
Jeder Makler hat eine individuelle Arbeitsweise und eigene Herausforderungen. Das kann kein MVP und kein Pool so individuell darstellen und bewältigen. Das ist auch ein Grund, warum einige dann auf ein CRM umsteigen, damit sie es individueller auf die eigenen Bedürfnisse anpassen können. Nur kann sich das nicht jeder leisten oder einrichten, weil das Wissen fehlt.
Über Make baue ich entsprechend die Schnittstellen zu allen möglichen Systemen und kann das besser individualisieren. Einige unserer Erweiterungen landen dann nach und nach sicherlich im MVP, weil man sie gut für alle nutzen kann. Andere Dinge, wie z. B. die einheitliche Dokumentenkennzeichnung und Vertragsanpassung anhand von Dokumenten statt über BiPRO, wären für einen Betrieb dieser Größe unbezahlbar. Somit bleibt es beim Makler, wenn er das einheitlich haben möchte oder sich über fehlerhafte BiPRO-Datensätze ärgert und diese direkt anhand der Dokumente aktualisiert haben möchte.
Die Automatisierungen im Detail
Ihr deckt eine ziemlich große Bandbreite ab – Maileingang, Buchhaltung, Kundenverwaltung, Dokumentenverwaltung. Wo bringt Automatisierung den größten Hebel für den einzelnen Makler?
An sich bringt alles eine Erleichterung, wobei die Verwaltung mittlerweile der größte Part bei einem Makler ist. Ein Makler verdient sein Geld, wenn er mit dem Kunden spricht und Verträge macht – nicht dafür, Dokumente im Hintergrund zu verwalten und ins System einzupflegen. Daher habe ich auch damit angefangen, diese Prozesse zu automatisieren.
Fangen wir mal mit der Postbearbeitung an. Es kommen immer noch 3–5 Briefe pro Tag rein. Bisher war der Ablauf: scannen, umbenennen, im MVP hochladen, bei Bedarf noch Kunde und Vertrag anlegen. Bei Buchhaltungsthemen musste ich es zusätzlich an die Buchhaltung weiterleiten. Jetzt scanne ich nur noch – alles andere läuft automatisch durch, egal ob direkt in die Software oder in einen Ordner auf meinem PC.
Das Gleiche passiert mittlerweile bei den E-Mails. Ein Großteil wird automatisch verarbeitet, selbst Newsletter werden gebündelt und einmal am Tag als Kurzübersicht angezeigt. So bleibt in den Mails nur noch das, was wirklich bearbeitet werden muss. Bei mir werden täglich 50–80 Mails automatisch verarbeitet. Sind Dokumente von Gesellschaften oder für die Buchhaltung dabei, laufen diese über die „Scan-Automatisierung“ – so wird das Thema rund.
Das nächste Level haben wir mit der Dokumentenüberwachung aus der DEMV gelöst: Egal ob aus BiPRO oder selbst eingespielt, jedes Dokument wird überprüft und kategorisiert. Der Kunde erhält eine E-Mail, dass neue Unterlagen in seiner App liegen, wir erhalten eine Übersicht und können entsprechend reagieren.
Zusätzlich läuft in einer Version, die ich gerade mit ein paar Maklern ausführlich teste, eine automatische Verarbeitung des Dokumenteneingangs: Kommt z. B. eine Kündigungsbestätigung rein, wird der Vertrag zu dem im Dokument genannten Zeitpunkt auf storniert gesetzt. Kommt eine Bestandsübertragung oder ein Bestandsabgang rein, wird der Vertrag entsprechend umgestellt. Beitragsrechnungen werden auf Beitragserhöhungen geprüft, Schäden werden angelegt, bearbeitet und auf erledigt gesetzt. Für alles, was die Automatisierung nicht leisten kann, wird ein Prompt für PWX erstellt, der bereits alle nötigen Infos enthält, sodass PWX es ohne weitere Rückfragen umsetzen kann.
Der automatische Abschlussgenerator für bestimmte Produkte klingt nach dem heikelsten Baustein. Wie funktioniert der, und wo zieht ihr die Grenze zwischen Automatisierung und Beratung?
Das läuft zurzeit nur bei mir, da man dafür zusätzliche Software benötigt und ich das ausgiebig teste. Ich habe auf meiner Homepage einen Rechner für ein Nischenthema, für das es – soweit mir bekannt – keine weiteren Anbieter gibt. Man pflegt dort alle Daten ein, der Kunde erhält das PDF komplett ausgefüllt per Mail zurück, inklusive digitaler Unterschriftsfunktion. Wenn es unterschrieben ist, liegt es bei mir bereits im MVP zum Prüfen und Weiterleiten.
Das Ganze funktioniert auch für Einmalzahlungen in die Rürup-Rente: Ende des Jahres wird das angestoßen, alle Kunden werden angeschrieben, inklusive einer Berechnung, was sie zusätzlich einzahlen können. Der Kunde gibt eine Zahl ein, und der Prozess läuft voll automatisch durch.
Ihr synchronisiert Kontakte zwischen allen Plattformen. Das ist technisch oft der größte Schmerzpunkt in der Branche – wie löst ihr das, ohne dass Daten verloren gehen oder doppelt auftauchen?
Die Haupterfassung erfolgt in Professional Works, von dort werden die Daten verteilt. Umgekehrt würde es auch gehen, aber das würde zu Problemen führen, da dann auch private Daten eingetragen werden könnten.
Leider entstehen beim ersten Einpflegen Dubletten, da die Systeme die Daten jeweils anders speichern und nicht nach Namen abgleichen. Danach entstehen keine mehr, denn wir haben etwas eingebaut, damit die Zuordnung immer klar ist. Bei Google kann man auf deren Oberfläche alle Dubletten direkt zusammenlegen, dafür hat Google eine Begrenzung beim Einspielen der Daten. Microsoft hat keine Begrenzung, aber die Dubletten muss man manuell verarbeiten. Jedes System hat so seine Vor- und Nachteile.
Der interne ChatBot – wofür wird der genutzt, und wie viel Vertrauen haben die Makler mittlerweile in seine Antworten?
Dieser Chatbot ist nur für mich – jeder Makler kann sich das selbst bauen, wenn er möchte, ich gehe hier nicht in Konkurrenz zu PWX. Er kann Dokumente auslesen, Daten für Tarifrechner extrahieren und wurde mit Fachwissen trainiert – inklusive der Frage, wo man was versichern kann und wer der richtige Ansprechpartner ist. Außerdem legt er Aufgaben an und ist mit den anderen Automatisierungen so verknüpft, dass ich aus dem Bot heraus Befehle geben kann.
Social Media & Content-Automatisierung
Ich habe eine Mitarbeiterin, die sich nur um dieses Thema kümmert. Früher hat sie alles manuell gemacht, heute pflegt sie Homepage, Blogbeiträge und Social-Media-Content mit deutlich weniger Aufwand. Unser Ziel: jeden Tag einmal etwas posten.
Als Unterstützung muss sie nur Bilder in einen Ordner legen. Jeden Tag wird ein Bild genommen, und daraus wird automatisch ein eigener Beitrag für Facebook, LinkedIn, Instagram und Google erstellt. Alternativ gibt es eine vorgeschaltete Excel-Liste mit Content-Stichworten und dem geplanten Postingtermin. Ist schon ein Bild hinterlegt, wird dieses genommen, sonst wird eins erstellt – auch mit eigenem Branding, das wir einer KI mitgegeben haben.
Das Gleiche gilt für Blogbeiträge in WordPress, alles SEO-konform erstellt. Nur ein externer Link wird bewusst noch nicht automatisch eingepflegt, da mir zu unklar ist, worauf dieser zugreift.
Ganz wichtig: Das ersetzt keine Agentur, die das professionell macht. Es soll den Maklern helfen, die sichtbar sein möchten, aber weder Geld noch Zeit für das Thema haben oder investieren möchten. Eine Agentur wird sicherlich noch mehr Reichweite herausholen.
Ihr automatisiert sogar das Beantworten von Kommentaren auf Facebook und Instagram. Wie stellt ihr sicher, dass das nicht roboterhaft wirkt oder in einer heiklen Situation danebengreift?
Hier kommt es auf den Prompt an. Je genauer dieser ist und je klarer die Rolle definiert wird, desto besser funktioniert es. Es ist wie bei jedem Prompt: Er muss immer wieder verfeinert werden.
Blogbeiträge inklusive SEO und KI-Suche-Optimierung – heißt das, ihr produziert Content, der gezielt für ChatGPT & Co. auffindbar sein soll?
Um gefunden zu werden, muss man das beantworten, was gesucht wird. Dementsprechend muss der Beitrag auch so aufgebaut und gegliedert werden.
Bestand & Struktur
Bestandsaufkäufe und die Information der Gesellschaften – das klingt nach viel manueller Abstimmung. Was genau automatisiert ihr hier?
Nach einem Bestandskauf, gerade mit Direktanbindungen, müssen alle Gesellschaften informiert werden. Manchen reicht eine E-Mail, andere wollen ein unterschriebenes Schreiben haben. Bei uns werden alle Gesellschaften direkt angeschrieben, inklusive eines von beiden unterschriebenen Schreibens mit alter und neuer Vermittlernummer, mit auf jede Gesellschaft angepasstem Briefkopf. Es geht per Mail mit den wichtigen Anhängen raus – ich brauche dafür nur eine Auflistung mit beiden Vermittlernummern.
Das wurde entwickelt, als ich frisch einen Bestand übernommen hatte: Innerhalb von 5 Minuten habe ich 80 Gesellschaften angeschrieben. Jetzt bin ich für weitere Bestandsaufkäufe gewappnet. 😉
Was war die größte technische oder organisatorische Hürde, um all diese Systeme miteinander sprechen zu lassen?
Es braucht Zeit und Geduld, das System zu verstehen. Wenn es einmal läuft, heißt das nicht, dass es so bleibt – je mehr Zeit vergeht, desto mehr lernt man. So optimiert man alte Abläufe und baut sie um. Gerade wenn man Neues baut und mit Bestehendem verbindet, fällt auf, was man nochmal ändern muss – auch wenn es nur Kleinigkeiten sind, etwa dass ein Filter angepasst werden muss, weil sonst eine Dauerschleife entsteht.
Organisatorisch müssen die Mitarbeiter mitspielen. Ich habe zwei Minijobkräfte von der Verwaltung in die Kundenbetreuung gesetzt. Einer Mitarbeiterin war das zu viel, sie ist gegangen, dafür kam die nächste für die Kundenbetreuung.
Ich merke gerade auch, dass manche nicht mehr hinterherkommen, weil sich Technik und Entwicklung alle paar Monate weiterdrehen. Das wird langsam unübersichtlich. Deshalb baue ich mir gerade ein Intranet auf, in dem ich alles gebündelt in einem System habe – damit alle entlastet werden und den Überblick behalten.
Das erleichtert auch mir die Arbeit: Durch die Optimierung unserer Prozesse und die digitale Sichtbarkeit haben wir deutlich mehr Anfragen bekommen und das Team innerhalb eines Jahres um drei weitere Kundenbetreuer aufgestockt. Anfang nächsten Jahres dürfte eine weitere Person dazukommen.
Einordnung & Ausblick
Viele Makler zögern noch bei Automatisierung – aus Angst, Kontrolle zu verlieren oder Kunden zu vergraulen. Was sagst du diesen Kollegen?
Man kann so weiterarbeiten wie jetzt, wenn man damit zufrieden ist und es läuft. Nicht jede Automatisierung bekommt ein Kunde mit – nur der Makler merkt sie, weil er dadurch mehr Zeit hat. Was man dann damit anfängt, ist jedem selbst überlassen: mehr Freizeit oder mehr Zeit für mehr Kunden.
Bei uns läuft keine Automatisierung komplett unsichtbar ab. Ich erhalte jeden Tag eine Übersicht, was passiert ist, und kann bei Bedarf immer noch manuell eingreifen.
Wo steht die Branche in 2–3 Jahren, wenn es um Automatisierung im Maklerbetrieb geht – und was unterscheidet Pools wie Fonds Finanz dabei von reinen Software-Anbietern?
Wenn ich sagen würde, dass der Makler, der sich nicht digital aufstellt, aussterben wird, wäre das gelogen. Ich kenne einige Makler, die noch mit Papierakten arbeiten und damit gut zurechtkommen. Aber wer irgendwann den Betrieb verkaufen möchte, wird mit Digitalisierung und Automatisierung einen höheren Kaufpreis erzielen. Ein Makler in unserer Austauschgruppe ist Mitte 70 und automatisiert seine Bestandspflege – das Alter ist also nur eine Ausrede.
Das Thema Automatisierung bekommt aktuell so eine Dynamik, dass alle Pools und Gesellschaften mitmachen. Das ist Fluch und Segen zugleich. Schäden werden teils schon dunkel verarbeitet, wenn sie klar ins Schema passen. Nachteil bei manchen Gesellschaften: Man möchte eine Schadenanzeige ausgefüllt haben, weil man nicht in der Lage ist, das aus den E-Mails herauszulesen – das kostet den Makler mehr Zeit und verursacht unnötig mehr Arbeit.
Jeder Pool setzt auf KI und Bots, die viel können sollen. Dann kommt die Datenschutzkeule und grenzt vieles wieder ein, weil nicht alles mit jedem System funktioniert. Dazu kommen viele unterschiedliche Dokumentenformate von den Gesellschaften – ein einheitliches System wäre leichter, aber das hat die Branche noch nie hinbekommen. Somit muss jedes KI-Modul individueller und genauer trainiert werden.
Wir werden in den nächsten 2–3 Jahren viele Veränderungen erleben, egal ob wir das wollen oder nicht. Einige Pools werden weiter fusionieren, weil man nicht hinterherkommt oder es zu teuer wird. Es werden neue Softwareanbieter dazukommen, die meinen, es besser zu können – durch Vibe-Coding ist inzwischen viel mehr und schneller machbar, auch ohne IT-Kenntnisse.
Der Unterschied wird sein, dass ein Pool die Automatisierung entweder kostenlos anbietet oder in der Gebührenordnung mit einpreist. Ein Pool kann auch viel mehr testen, weil er die Daten direkt vor Ort hat. Ein Programmierer oder ein Softwareunternehmen braucht dagegen das Wissen und die Erfahrung eines Maklers, denn der nutzt es im Alltag. Daher habe ich auch mit InsurMagic eine enge Kooperation: Die Chat-Software und die Telefon-KI nutze ich aktiv und gebe regelmäßig Feedback, wo es im Alltag hakt. Ist das für alle Makler interessant, wird es eingebaut – ist es nur für mich relevant, eher nicht, außer es ist eine Kleinigkeit.
