Interviewkatalog:
Tim Wolff (DVAG)
Einstieg / Person
Tim, kurz vorweg: Wie bist du bei der DVAG gelandet, und wann hat sich bei dir der Fokus auf „digitale Tools“ entwickelt – war das von Anfang an dein Ding oder hat sich das erst durch Frust mit bestehenden Prozessen ergeben?
Bei der DVAG bin ich letztlich ganz einfach gelandet: Mein Vater ist Gründungsmitglied, allerdings wollte ich diesen Job nie machen, aus verschiedensten Gründen. Nach meiner Ausbildung zum Bankkaufmann habe ich mich dann aber doch dafür entschieden. Das ist die Kurzfassung.
Die Idee der Digitalisierung war schon immer meins, weil ich als Unternehmer darüber nachdenke, wie ich meinen Stundenlohn steigern kann. Da ich nun mal nach erledigten Aufgaben bezahlt werde und nicht nach Zeit, war die Herausforderung klar: Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen.
Ich habe hier ein Beispiel aus dem Tennis: Ein Ball berührt den Schläger während des gesamten Matches nur ca. 2 Sekunden. Für diese 2 Sekunden muss der Spieler den ganzen Monat trainieren:
- Vorhand
- Rückhand
- Aufschlag
- Volley
- Mental
- Kondition
- Kraft
Nur für diese 2 Sekunden. Eine Unterschrift vom Kunden dauert übrigens auch in der Regel 2 Sekunden.
Die DVAG hat den Ruf, prozessual eher konservativ/strukturiert zu sein. Wie viel Freiraum hast du als Berater, deine eigene Tool-Landschaft zu bauen – und wo stößt du an Grenzen?
Woher kommt denn diese Aussage? Ich kenne eigentlich kein Unternehmen, bei dem es mehr prozessuale Unterstützung gibt als bei uns, und ich kenne schon einige andere Unternehmen.
Außerdem hat die DVAG nie eine Schranke zugemacht, außer natürlich, wenn es um Kundendaten ging. Das hat mich aber nie gestört. Alles, was direkt mit Verträgen und Kundendaten zu tun hatte, dafür hatten wir über viele Jahre die beste Lösung. Aber wie das eben so ist: Stell dir vor, dein Land hat flächendeckend 4G ausgebaut, und ein anderes Land fängt jetzt neu mit dem Mobilfunk an – dann beschweren sich alle, warum das Nachbarland 5G flächendeckend hat. Wir stehen aber kurz vor dem Rollout neuer Systeme, die dann wieder marktführend sein werden. Zumindest ist das meine Einschätzung.
Office 365 als Vertriebs-Stack
Du nutzt praktisch die komplette Microsoft-365-Palette – Sway, Bookings, Teams, Power Automate vermutlich auch. Wie sieht dein „Tages-Stack“ konkret aus, vom ersten Kundenkontakt bis zum Abschluss?
Die Grundidee ist immer mein Tennis-Beispiel: Ich will so schnell wie möglich zum Abschluss kommen, ohne dass der Kundenservice oder die Kunden darunter leiden.
Ein Beispiel, um das konkreter zu machen: Ich habe einen Kunden, weiß aber nicht, ob eine Zahnzusatzversicherung für ihn interessant ist. Um das herauszufinden, schicke ich ihm einen Sway. Wenn er darauf positiv reagiert, schicke ich ihm über Forms die notwendigen Gesundheitsfragen, damit er und ich nicht ein Beratungsgespräch führen, das vielleicht aufgrund seines Gesundheitszustands für ihn persönlich gar nicht interessant wird.
Ist auch das positiv, bucht er einen Termin über Bookings, und wir haben zum Beispiel ein Online-Gespräch über Teams.
Danach geht es zum digitalen Antrag, den der Kunde auf dem Handy unterschreiben kann.
Das war jetzt ein Beispiel. Es gibt natürlich noch viele weitere.
Sway wird von den wenigsten überhaupt als Vertriebstool wahrgenommen. Wofür setzt du es konkret ein, und was kann es, was eine klassische PDF-Präsentation oder PowerPoint nicht kann?
Das ist mir von Anfang an aufgefallen, und ich war vermutlich einer der Ersten, der das überhaupt so genutzt hat. Für mich gibt es zwei Arten von Sway: Einmal den Informations-Sway – der Kunde hat z. B. Fragen zu einem Produkt, die ausführlicher erklärt werden sollen, dann schicke ich so einen Sway. Es gibt aber auch Neugierig-mach-Sways, wie oben das Beispiel Zahn.
So habe ich mittlerweile für fast jedes Thema einen Sway, manchmal auch zwei. So ein bisschen nach dem Motto: Lies dir das hier mal kurz durch und sag mir, was du davon hältst.
Booking(s) für die Terminvereinbarung – ersetzt das bei dir komplett das klassische „wann passt es Ihnen“-Hin-und-Her? Wie reagieren Kunden unterschiedlicher Altersgruppen darauf?
Ich nutze seit zehn Jahren quasi ausschließlich Bookings. Wie Kunden reagieren? Alle buchen das so.
Was ist ein Tool aus der 365-Welt, das komplett unterschätzt wird und das jeder DVAG-Kollege sofort nutzen sollte?
Auf jeden Fall die eben schon angesprochenen Bookings, Sway, Forms und natürlich OneNote. Allerdings nutzen die meisten meiner Kollegen das mittlerweile – es gibt ja auch wirklich viel Schulungsmaterial von mir. Ich würde sogar so weit gehen zu behaupten, dass meine DVAG-Kollegen auch ein Stück weit durch meinen Einsatz die effizientesten Vermittler im Markt sind. Zumindest empfinde ich das so, wenn ich mich mit Kollegen anderer Gesellschaften oder freien Maklern austausche.
Gibt es auch ein Tool, von dem du nach anfänglicher Euphorie wieder abgekommen bist – und warum?
Nicht wirklich. Ich habe mich von Anfang an gefragt: Welche Tools sind einfach in der Handhabung? Das sind nicht alle, und wenn sie es nicht sind, setzen sie sich meiner Meinung nach nicht wirklich gut durch. Deswegen bin ich hier bisher nicht überrascht worden.
Der Videokurs für Kollegen
Du hast für DVAG-Kollegen einen Videokurs zu diesen Tools gebaut. Was war der Auslöser – hat man dich gebeten, oder hast du das aus eigenem Antrieb gemacht, weil du gesehen hast, wie viel Potenzial brachliegt?
Insgesamt gibt es übrigens acht Videokurse. Ich hatte in sechs oder sieben Jahren vor dem ersten Videokurs ungefähr 600 Kollegen, die bei mir im Büro vorbeikamen, um sich anzuschauen, wie wir arbeiten. Unsere effiziente Arbeitsweise hat sich schnell herumgesprochen.
Aber natürlich ist diese Art der Wissensübertragung ebenfalls ineffizient. Denn ich stelle quasi meinen 40-Tonner Wissen zur Verfügung, und die Kollegen nehmen auch alles mit, was sie tragen können – aber das ist eben nur ein Bruchteil.
Roger Rankel hatte damals schon einen Videokurs, und meine Frau meinte dann: „Mach doch sowas für DVAG-Kollegen.“ Und so nahm es seinen Anfang.
Wie ist die Resonanz? Sind das eher die jüngeren Kollegen, die andocken, oder überraschend auch „alte Hasen“?
Die Resonanz war völlig irre. Das lag aber auch daran, dass kurze Zeit später Corona kam. Es gab damals kein wirkliches Angebot außer eben meinem.
Und tatsächlich, durch die Bank weg, sowohl die Jüngeren als auch viele alte Hasen. Ich habe festgestellt, dass das nichts mit dem Alter, sondern vielmehr mit der Einstellung zu tun hat.
Was ist die größte Hürde bei Kollegen, die neu einsteigen – technische Berührungsängste, fehlende Zeit, oder eher die Haltung „das brauche ich nicht, ich mach das seit 20 Jahren so“?
Es ist im Leben immer das Gleiche: Wenn du eine Gewohnheit ändern willst, tut es erst mal weh, beziehungsweise ist es ungewohnt. Wenn du seit 20 Jahren deine Zähne mit der rechten Hand putzt und jetzt die linke benutzt, dann fühlt sich das komisch an. Diese ungewohnte Phase will nicht jeder durchlaufen. Man sagt nicht umsonst: „Der stärkste Klebstoff der Welt ist die Gewohnheit.“ Ich würde sagen, das ist auch hier die größte Hürde.
Skaliert sowas eigentlich innerhalb der DVAG-Struktur, oder bleibt das ein Insider-Tipp unter Kollegen, die sich zufällig kennen?
Also meine Arbeitsweise kennt, glaube ich, mittlerweile jeder innerhalb der DVAG. Wir haben eine große Kultur des Teilens, und letztlich sind auch die Preise meiner Videokurse deutlich unter dem, was so etwas auf dem Markt kosten würde. Damit meine ich weniger als 20 % dessen, was andere Angebote kosten, die auch nur ungefähr in die Richtung gehen.
Größeres Bild / Standortbestimmung
Wenn du DVAG mit dem vergleichst, was du bei anderen Vertrieben/Maklerpools an Digitalisierung siehst – wo steht ihr gut da, wo hinkt ihr hinterher?
Spannende Frage. Im Juli 2026 beantworte ich sie so: Wenn du der Erste bist, der die Autobahn baut, dann gibt es natürlich irgendwann Schlaglöcher. Aber die Infrastruktur an sich ist immer noch hervorragend – das wird oft vergessen. Ich kenne kein Unternehmen am Markt, das insgesamt schneller unterwegs ist als wir. Aber auch unsere Systeme sind veraltet. Da wir aber ganz kurz vor dem Rollout neuer Systeme stehen, ist die Frage für mich ganz konkret nicht zu beantworten.
Ich kenne allerdings aktuell kein Unternehmen, das von der Berechnung bis zum unterschriftsreifen Antrag so schnell ist wie wir.
Viele in der Branche reden über KI, aber die Basis-Infrastruktur (Datenanbindung, Bestandsübertragung, Prozesse) hinkt massiv hinterher. Wie siehst du das Verhältnis von „Hype“ zu tatsächlich nutzbarer Technik bei euch?
Die KI wird für uns sehr nützlich sein. Sie ersetzt vor allem Arbeiten im Backoffice. Was sie nicht kann, ist das Wichtigste, was ein Vermittler können muss: Akquise.
Die Aufgabe jedes Unternehmers ist es, zahlungskräftige Kunden zu finden, und das kann die KI nicht – und sie wird es auch nie können.
Für mich also etwas mehr Hype, wenn man denkt, dass sie unseren Job ersetzt, und trotzdem nutzbare Technik für viele Arbeiten im Hintergrund.
Digitale Tools ersetzen ja nicht die Beratung – wo ist für dich die Grenze zwischen „Effizienz durch Tools“ und „der Kunde merkt, dass hier automatisiert wird“ bei einem beratungsintensiven Produkt wie der Vorsorge?
Tatsächlich ist das eines meiner liebsten Themen. Ich zum Beispiel nutze zwar eine telefonische KI, die würde aber niemals die Schadenaufnahme machen, denn ich weiß genau, dass der Kunde im Schadenfall unsicher ist und genau jetzt auf meine Expertise vertraut. Ich weiß aber, dass viele Kollegen das anders machen. Das halte ich persönlich für falsch.
Ausblick
Woran arbeitest du gerade, was in ein, zwei Jahren Standard sein könnte, aber heute noch kaum jemand macht?
Ich würde sagen, so wie ich heute arbeite, könnte für viele in ein paar Jahren Standard sein. Ich möchte zum Beispiel keine Anrufe von Gesellschaften erhalten, denn mit denen telefoniere ich ja in meiner Freizeit. Ich möchte gerne selbst entscheiden, wann ich Informationen wahrnehme. Und das geht eben nur per E-Mail, Teams oder von mir aus auch WhatsApp.
Umgekehrt ist es genauso: Ich rufe so gut wie nie bei Gesellschaften an, sondern versuche, alles per E-Mail zu erledigen. Das beschleunigt meinen Tag und entspannt vor allem.
Wenn du einem Kollegen, der bei null anfängt, nur EIN Tool empfehlen dürftest – welches, und warum genau dieses?
OneNote. Wenn ich das vom ersten Tag an richtig nutze, kann ich mich auf das Wichtigste konzentrieren, was ich als Unternehmer zu tun habe: zahlungskräftige Kunden zu finden.
Ein weiterer Hinweis: Dieses Interview ist mit WhisperFlow aufgenommen – ein weiteres Tool, das zur Effizienzsteigerung hilfreich ist. Ich bin im Urlaub, habe heute Morgen Tennis gespielt und dieses Interview innerhalb von 30 Minuten fertiggestellt. Und das geht eben nur bei guter Organisation.
